「チャットの小さな一工夫」が見つけた、オンラインコミュニケーションの質を高める発見
オンラインでの「伝わる」ことの難しさ
日々の業務において、メールやチャットツールを用いたオンラインでのコミュニケーションは、もはや欠かせないものとなりました。対面での会話と異なり、相手の表情や声のトーンが見えないため、意図が正確に伝わりにくかったり、時に誤解を生んでしまったりする難しさを感じる方も多いのではないでしょうか。
特に、複数のタスクを同時にこなしながらメッセージをやり取りする中で、「早く」「正確に」伝えたいという気持ちが先行し、簡潔さを追求するあまり、かえって不親切になってしまうこともあります。私自身も、急いで送ったメッセージが相手にうまく伝わらず、追加の確認や説明に時間を要してしまう経験を何度かしました。
このような経験から、オンラインコミュニケーションにおいても、対面と同様、あるいはそれ以上の「小さな配慮」や「一工夫」が重要になるという小さな発見がありました。そして、その小さな工夫が、業務効率だけでなく、チーム内の関係性にも良い影響をもたらすことに気づいたのです。
誤解を防ぐための小さな工夫
オンラインでのやり取りで最も避けたいのは、意図の誤解です。これを防ぐために、いくつか試して効果を感じた工夫があります。
1. 結論や最も重要な情報を先に提示する
特に忙しい相手へのメッセージでは、まず何についての連絡なのか、何をしてほしいのか（あるいは何をしたのか）を明確にすることが有効です。「〇〇の件について、□□をお願いしたく連絡しました」のように、冒頭で要件を伝えることで、相手はメッセージ全体を読む前に内容の概略を把握できます。これは、相手の読む負担を減らし、迅速な対応を促す上で役立ちます。
2. 肯定的な言葉遣いやクッション言葉を加える
テキストだけのやり取りは、冷たい印象を与えがちです。依頼をする際に「～してください」と直接的に書くのではなく、「～いただけますでしょうか」「～していただけると助かります」といった丁寧な表現を使ったり、「お忙しいところ恐れ入りますが」「もし可能でしたら」といったクッション言葉を加えたりすることで、依頼のトーンが和らぎ、相手も気持ちよく対応しやすくなります。
3. 句読点や改行を適切に使う
長文を句読点なしで羅列すると、非常に読みにくくなります。また、伝えたい内容が複数ある場合は、箇条書きを使ったり、適度に改行を入れたりすることで、メッセージの構造が明確になり、内容が整理されて伝わりやすくなります。メッセージの「見た目」も、相手の理解度や受け取り方に影響を与える重要な要素です。
関係性を円滑にする小さな工夫
オンラインコミュニケーションは、単なる情報伝達の手段に留まりません。チームメンバーや取引先との関係性を築き、維持していく上でも重要な役割を果たします。
1. 感謝や労いの言葉を忘れずに
何かを依頼したり、対応してもらったりした後には、「ありがとうございます」「助かりました」といった感謝の言葉を添えるようにしています。また、相手が大変な状況にあることが分かっている時には、「お疲れ様です」や「大変でしたね」といった労いの言葉を入れることで、相手を気遣う気持ちが伝わります。こうした小さな一言が、日々のやり取りを温かいものにし、信頼関係を築く上で非常に効果的だと感じています。
2. 意図的に「雑談」の要素を入れる
業務連絡が主体のチャットツールでも、時には短い雑談や絵文字の使用を挟むことで、人間味のあるやり取りが生まれます。例えば、「今日の天気は良いですね」「週末はどうでしたか」といった短い言葉や、文末に簡単な絵文字（状況に応じて適切なものを選びます）を加えることで、堅苦しさが和らぎ、親近感を持ったコミュニケーションが可能になります。もちろん、これは相手や状況を選ぶ必要がありますが、関係性が構築されている相手とのやり取りでは有効な場合があります。
小さな工夫がもたらす効果
これらの「チャットの小さな一工夫」を意識的に取り入れることで、メッセージの意図がより正確に伝わるようになり、確認のやり取りが減り、結果として業務効率が向上しました。さらに、日々のやり取りの中で感謝や労いの言葉を添えることで、チームメンバーとの間に良い信頼関係が生まれ、困った時に助け合いやすい雰囲気になったと感じています。
オンラインコミュニケーションは、対面でのそれに比べて情報量が少ないからこそ、使う言葉選びや表現方法といった「小さな部分」に配慮することが非常に重要です。これらの小さな積み重ねが、オンラインでの業務をよりスムーズにし、より豊かな人間関係を築くための土台となることを発見しました。
日々のチャットやメールのやり取りで、「どうすればもっと相手に伝わるか」「どうすればもっと気持ちよくやり取りできるか」という視点を持ってみることは、新たな発見に繋がるかもしれません。