情報を浴びる毎日で、業務に効く「小さな発見」を拾い上げる方法
忙しい中でどう情報を「活かす」か
日々の業務に追われていると、じっくりと本を読んだり、長文の記事を読破したりするまとまった時間を確保するのが難しいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ビジネス環境の変化は早く、常に新しい情報をキャッチアップし、自身の業務に活かすことが重要であることも理解しています。
ニュースサイトの記事、業界動向レポート、SNSでの関連情報など、私たちは毎日膨大な量の情報に触れています。これらをすべて深く理解することは現実的ではありません。では、どのようにすれば、限られた時間の中でも業務に役立つ「小さな発見」を効率的に拾い上げることができるのでしょうか。
この記事では、情報を「消費」するのではなく、「活用」するための意識と具体的な方法について考えてみたいと思います。
「拾い上げる」ための心構えと準備
情報を効率的に「拾い上げる」ためには、まずいくつかの心構えが必要です。
1. 目的意識を持つ
「何となく読む」のではなく、「何を知りたいのか」「どんな課題のヒントを探しているのか」といった目的意識を持って情報に触れることが大切です。例えば、「競合他社の新しい取り組みを知りたい」「自分の業務プロセスを改善するヒントが欲しい」といった具体的な問いを持つことで、情報の海の中で関連性の高いものに目が留まりやすくなります。
2. 全てを理解しようとしない
完璧に全ての情報を理解しようとすると、時間ばかりがかかり、途中で挫折してしまいがちです。情報の全体像を掴み、特に自分にとって重要だと思われるキーワードやフレーズ、データ、具体的な事例などに焦点を当てる訓練をします。
3. 自身の業務との関連性を常に意識する
触れる情報全てが直接業務に関わるわけではありません。しかし、一見関係なさそうな情報の中にも、視点を変えることで自身の業務に応用できる「小さな発見」が隠されていることがあります。「もしこれが自分の業務だったら、どう活用できるだろう？」といった問いかけを常に持つことで、アンテナの感度を高めることができます。
具体的な「拾い上げる」テクニック
次に、情報に触れる際の具体的なテクニックをいくつかご紹介します。
1. スキミングとスキャニングを活用する
- スキミング: 全体像を把握するために、タイトル、見出し、リード文、結論部分、図表などをざっと眺めます。記事全体を読む前に、自分にとって価値がある情報かどうかを素早く判断します。
- スキャニング: 特定のキーワードや数字、固有名詞など、事前に決めた情報を探し出すように読みます。例えば、「AI活用事例」「顧客満足度向上」「コスト削減」といったキーワードを意識して記事を読みます。
2. 「引っかかり」を捉える
読んでいる最中に「あれ？これはどういうことだろう」「自分の状況と似ているな」「これは面白い視点だ」といった「引っかかり」を感じたら、そこが重要なポイントかもしれません。その部分だけを少し詳しく読んだり、後で見返すためにマークをつけたりします。
3. 短いメモや引用を残す
気になる表現や重要なデータを見つけたら、その場で短い言葉でメモを残したり、引用として保存したりします。後で読み返した時に、なぜそれが気になったのか、何に関連する情報なのかがすぐに分かるようにするのが理想です。ツール（デジタルノートアプリ、Evernote、OneNoteなど）を活用すると、情報の収集と整理が効率的に行えます。
4. 異なる情報を結びつける
新しい情報に触れた際に、過去に得た別の情報や、自分の経験と結びつけて考えてみます。「以前読んだあの記事のアイデアと組み合わせたら、何か新しい方法が生まれるかもしれない」といった思考は、単なる情報の羅列を越えた「発見」に繋がります。
拾い上げた「発見」をどう活かすか
「拾い上げた」情報や気づきは、それだけでは価値が半減してしまいます。これを具体的な行動や思考に繋げることが重要です。
1. すぐにメモとして「形」にする
気になったこと、思いついたアイデアは、忘れないうちにすぐにメモとして残します。このとき、「〇〇という情報から、△△というアイデアを思いついた。これは□□の業務に活かせそうだ」といったように、発見の内容だけでなく、それが生まれたきっかけや、どう活用できそうかという点も簡潔に記述しておくと、後で見返した時に役立ちます。
2. 誰かに話してみる
同僚や上司に「こんな情報を見つけまして、もしかしたら〇〇に使えるかもしれません」と話してみるのも効果的です。人に説明することで、自分の理解が深まったり、新たな視点やフィードバックを得られたりすることがあります。
3. 関連情報をさらに探す
拾い上げた「小さな発見」を糸口に、さらに深く掘り下げて関連情報を探してみることで、より大きな学びや具体的な解決策に繋がる可能性があります。
まとめ
情報過多の現代において、全ての情報を深く理解しようとするのは非現実的です。しかし、意識と少しのテクニックを持つことで、忙しい日々の中でも効率的に業務に役立つ「小さな発見」を拾い上げることができます。
目的意識を持って情報をスキミング・スキャニングし、「引っかかり」を大切にする。そして、見つけた発見を短いメモとして残し、アウトプットすることで、単なる情報消費から、自身の成長や業務改善に繋がる学びへと変えていくことが可能です。
ぜひ、今日から少しだけ意識を変えて、日々の情報の中に隠された「チャンスの芽」を見つけてみてください。