「伝える」準備で見つけた、日々の報連相の小さな発見
日々の業務は、多くの「報告」「連絡」「相談」で成り立っています。メール、チャット、会議、立ち話など、様々な形で私たちは情報を伝え、受け取っています。これらは一見、当たり前の行為のように思えますが、実はここに業務効率や人間関係を円滑にするための、小さな発見が隠されていることに気づきました。
忙しい日々の中で見落としがちなこと
私たちは常に時間に追われ、多くのタスクをこなす必要があります。そのため、報連相も「とにかく早く伝えなければ」という意識になりがちではないでしょうか。結果として、情報は断片的になったり、前提が抜け落ちたりすることがあります。
伝える側は「言ったはず」と思っていても、受け取る側にとっては情報が不足していたり、意図が不明確だったりして、結局改めて質問したり、手戻りが発生したりする。これは、お互いにとって小さなストレスになり、業務全体のスピードを鈍らせる要因にもなり得ます。
こうした経験を繰り返す中で、「伝えることそのもの」よりも、「どうすれば相手にスムーズに伝わるか」という『準備』に意識を向けることの重要性に気づいたのです。これは、ほんの少しの意識の変化ですが、業務の質に大きな違いをもたらす小さな発見でした。
具体的な「小さな準備」のヒント
では、「伝える準備」とは具体的にどのようなことでしょうか。大げさな資料作成や長時間の検討は必要ありません。ここで言う「準備」は、日常の報連相の直前や最中にできる、ごくささやかな工夫のことです。
- 「何のために伝えるのか？」という目的を明確にする
- この報告で相手に何を理解してほしいのか
- この連絡で相手にどんな行動をとってほしいのか
- この相談で相手から何を得たいのか（判断？ 助言？ 情報？） 目的が明確であれば、伝えるべき情報が絞られ、メッセージに軸が生まれます。
- 相手の状況や前提知識を想像する
- 相手はこの件についてどれくらい知っているだろうか
- 専門用語を使っても大丈夫だろうか
- 今、話しかけても大丈夫な状況だろうか 相手の立場に立つことで、伝えるべき情報の範囲や深さ、伝えるタイミングが見えてきます。
- 伝える情報の「構成」を頭の中で組み立てる
- 結論から話すべきか、背景から説明すべきか
- 重要なポイントはいくつあるか
- 次に何を話せば相手が理解しやすいか 事前に簡単な流れを考えるだけで、話が脱線したり、最も伝えたいことが抜けてしまったりすることを防げます。箇条書きでメモするだけでも効果的です。
これらの「準備」は、どれも数秒から数分でできることです。しかし、この小さな手間をかけるかどうかが、相手の理解度やその後のアクションに大きく影響します。
「小さな準備」がもたらす効果
報連相にほんの少しの「準備」を加えることで、いくつかの良い変化を実感しています。
- 手戻りが減る: 相手が必要な情報を一度で受け取れるため、追加の質問や確認のやり取りが減ります。
- 思考が整理される: 伝える目的や構成を考える過程で、自分自身の頭の中も整理されます。「あれ、結局何が言いたかったんだっけ？」となることが少なくなりました。
- 自信を持って伝えられる: 伝えたいことが明確になり、構成も整理されていると、落ち着いて話すことができます。
- 関係性が円滑になる: 相手にとって分かりやすい報連相を心がけることで、信頼感に繋がりやすくなります。
日々の「伝える」行為は、単なる情報伝達ではなく、関係構築の機会でもあります。そこに「伝わるための準備」という小さな意識を加えるだけで、想像以上に多くの発見と効果が得られることを実感しています。
もし、日々の報連相で「どうも話が通じないな」「何度も同じことを聞かれるな」と感じることがあれば、ぜひ一度「伝える準備」に意識を向けてみるのはいかがでしょうか。今日のたった一つの報連相で、「何のために伝えるのか？」と自問してみる。その小さな一歩が、きっと新たな発見に繋がるはずです。