「書くだけ」から一歩進む、デジタルノート活用で見つけた小さな気づき
日々の業務で、思いついたことや会議の内容、調べ物などをデジタルノートに記録している方は多いと思います。スマートフォンやPCから手軽に書き込めるデジタルノートは非常に便利です。
しかし、いざ過去のメモを見返そうとしたときに、「どこに書いたか分からない」「書いてはみたものの、情報が整理されておらず活かせない」といった経験はないでしょうか。デジタルノートは単なる「書く場所」で終わってしまいがちです。
私も以前はそうでした。確かにメモは増えていくのですが、それが仕事に直結する「資産」になっている実感があまりなかったのです。そんな状態から抜け出すために、デジタルノートの使い方をほんの少しだけ変えてみたところ、いくつかの「小さな気づき」がありました。今回は、その中から特に役立ったポイントをいくつかご紹介したいと思います。
気づき 1: ノートを「目的別」に分けるだけで検索性が格段に上がる
以前は、日付順に何でもかんでも一つのノートに書き込んでいました。しかし、これだと後から特定の情報を探し出すのが大変です。例えば、「〇〇プロジェクトの顧客からのフィードバック」を見たいと思っても、関連する情報が他の会議の議事録や個人的なTo Doリストの中に埋もれてしまっていました。
そこで試したのが、「目的別」にノート（またはフォルダ、セクションなど、お使いのツールによって呼称は異なります）を分けることでした。
- プロジェクトごとのノート
- 顧客ごとのノート
- 会議の議事録ノート
- アイデアや思いつきのノート
- 学習メモノート
- 日々の業務記録ノート
このように分けたことで、特定の情報が必要になった際に、「これは〇〇プロジェクトのことだから、プロジェクトノートを見れば良い」とすぐに探し始める場所が明確になりました。探す手間が減っただけでなく、一つのノートを見れば関連情報が集まっているため、状況を把握しやすくなったのです。これは、ファイリングを工夫するアナログな方法にも通じる、基本的ながら強力な整理術だと気づきました。
気づき 2: 「タグ」は情報同士を「横断的に繋ぐ」ためのツール
目的別にノートを分けても、例えば「緊急度が高いタスク」や「後で必ず見返したい重要情報」、「特定の人物に関連する情報」など、複数のノートにまたがる情報をまとめて見たい場合があります。
そこで活用したのが「タグ」です。タグは、ノートを特定の目的でまとめるだけでなく、情報同士を横断的に関連付けたり、特定の視点から情報をフィルタリングしたりするのに非常に役立ちます。
例えば、以下のようなタグをよく使います。
#要対応（後で必ずアクションが必要なメモ）#重要顧客（特定の重要顧客に関する情報）#アイデア（将来的に検討したいアイデア）#〇〇氏_関連（特定の人物とのやり取りや関連情報）
これらのタグを付けておけば、たとえ異なるノートに分散していても、タグ検索一つで関連情報を瞬時に集めることができます。ノートが「本の章」だとすれば、タグは「索引」のような役割を果たし、必要な情報へのアクセス速度を劇的に向上させてくれると感じました。単語だけでなく、ハッシュタグのように意味を持たせたタグ付けがポイントだと気づきました。
気づき 3: 定型的な情報は「テンプレート」化で入力も後からの活用も楽になる
会議の議事録や顧客との打ち合わせメモなど、ある程度決まった項目を記録することが多い情報はありませんか。毎回ゼロからメモを始めるのは手間ですし、必要な項目を記録し忘れることもあります。
これを解決してくれたのが、「テンプレート」の活用でした。多くのデジタルノートツールには、事前に作成したフォーマットを使って新しいノートを作成する機能があります。
例えば、議事録テンプレートには、以下の項目を含めます。
- 日時・場所
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- ネクストアクション（担当者、期日）
- 特記事項
顧客打ち合わせメモテンプレートには、
- 日時・場所
- 参加者（自社/先方）
- 目的
- 先方の課題/ニーズ
- 提案内容
- 合意事項
- ネクストアクション（担当者、期日）
- 宿題事項
このようなテンプレートを用意しておけば、メモを取る際に必要な項目を漏れなく記録できますし、後から見返したときにも必要な情報がどこにあるかすぐに分かります。議事録を見比べて「前回の決定事項はどうだったか」「ネクストアクションの進捗は」といった確認も容易になります。入力の手間が省けるだけでなく、情報整理の質そのものが向上したことに気づきました。
小さな一歩がもたらす変化
これらの変更は、一つ一つは非常に小さなことです。しかし、これらの小さな工夫を継続することで、デジタルノートは単なる「書きっぱなしのメモ帳」から、「いつでも情報を取り出せる、業務をサポートしてくれる強力なデータベース」へと変わっていきました。
日々の業務の中で、「この情報、どこに書いたっけ」「あの時の打ち合わせ内容、何だったかな」と探す時間が減り、思考を中断されることなく作業に集中できるようになりました。また、過去のアイデアや気づきを見返すことで、思わぬところで現在の業務のヒントが得られることも増えました。
もしあなたがデジタルノートを単に使っているだけで、「いまいち活用できていないな」と感じているなら、今回ご紹介したような「目的別のノート分割」「タグの活用」「テンプレート化」といった小さな変更から試してみてはいかがでしょうか。きっと、デジタルノートの新しい可能性と、それに伴う業務の変化に気づくことができるはずです。
これらの「小さな発見」が、あなたの日常の業務改善や新しい挑戦の一助となれば幸いです。